A Gestão Eletrônica de Documentos-GED é uma ferramenta de tecnologia que auxilia na criação, armazenamento e controle de arquivos eletrônicos, permitindo o gerenciamento de documentos de forma digital.
Ainda vemos atualmente a utilização do papel como suporte para inserção de informações. Em escritórios de advocacia, o acúmulo de documentos físicos é grande, embora os processos eletrônicos estejam sendo implantados no Brasil inteiro. Mas há Tribunais que não estão totalmente digitalizados, exigindo o uso do meio físico, o que obriga os escritórios a fazerem petições e juntarem documentos físicos também.
Mas a tendência é a digitalização daquilo que é físico e o gerenciamento desses documentos juntamente com os documentos já digitais. Atualmente diversas empresas disponibilizam softwares que auxiliam no gerenciamento desses dados e informações.
A GED – Gestão Eletrônica de Documentos atua justamente auxiliando para manter a integridade de todos os documentos e informações, classificando e deixando acessível quando necessário, de maneira lógica e ordenada, facilitando o acesso, sem deixar a segurança de lado, porque esses documentos podem ser criptografados ou mantidos em arquivos que exigem senha para abertura.
Deve-se fazer um projeto para as necessidades específicas de cada escritório de advocacia, criando um padrão de cadastramento das informações, classificando e organizando documentos de forma que os tornem acessíveis, para otimização do trabalho de cada departamento. Independentemente do tamanho, qualquer escritório poderá fazer a implementação do sistema em sua organização.
Esse projeto deve ser pensado e implementado, pois a simples abertura de arquivos e pastas a esmo acaba gerando descontrole das informações e gerando perda de tempo e estresse desnecessário.
Diferente da digitalização, que consiste em conservar seus dados, na GED é possível a edição de informações de contratos e propostas, podem ser criadas regras de edição para facilitar a inserção de dados e filtros para a melhor solução pontual de cada escritório.
A GED traz benefícios significativos para o negócio e agiliza o trabalho de todos os envolvidos na equipe, além da velocidade e precisão na localização de documentos. Portanto é um excelente serviço para organização, criação, compartilhamento e otimização do tempo e dados para qualquer área da empresa. Lembrando que a segurança desses dados é importante, através de criptografia e atendimento da LGPD.